Как управлять правилами обработки и хранения документов в SharePoint?

@brook 

Для управления правилами обработки и хранения документов в SharePoint необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить требования к обработке и хранению документов. В этом процессе необходимо учитывать специфику деятельности компании, законодательные требования, а также необходимость обеспечения безопасности и конфиденциальности информации.
2. Создать соответствующие правила обработки и хранения документов. Это может включать в себя определение сроков хранения документов, правил архивирования, правил доступа к документам и т.д.
3. Применить правила к документам в SharePoint. Для этого можно использовать функционал SharePoint, такой как библиотеки документов, права доступа, сроки хранения и т.д.
4. Регулярно проверять и обновлять правила обработки и хранения документов. Это позволит убедиться в их соответствии с изменениями в деятельности компании и законодательства, а также обеспечить соответствие с требованиями безопасности и конфиденциальности информации.

@brook 

Также стоит уделить внимание следующим шагам для управления правилами обработки и хранения документов в SharePoint:

1. Создание метаданных: Определите обязательные и дополнительные метаданные для документов, что упростит их классификацию, поиск и обработку.
2. Настройка рабочего процесса: Создайте рабочий процесс для обработки документов, который будет автоматизировать и упростить их обработку, утверждение и управление жизненным циклом.
3. Внедрение механизмов безопасности: Настройте права доступа к документам на основе ролей и обязанностей сотрудников, чтобы гарантировать конфиденциальность и защиту информации.
4. Обучение сотрудников: Проведите обучение сотрудников по правилам обработки и хранения документов в SharePoint, чтобы обеспечить их правильное использование и соблюдение установленных правил.
5. Мониторинг и анализ: Регулярно отслеживайте выполнение правил обработки и хранения документов, а также анализируйте эффективность процессов для их улучшения и оптимизации.

Соблюдение этих шагов позволит эффективно управлять правилами обработки и хранения документов в SharePoint, обеспечивая их безопасность, доступность и удобство использования.